Cách xây dựng bản trình bày định hướng cho nhân viên mới

Trải nghiệm định hướng (onboarding) có thể quyết định mức độ gắn kết và cảm nhận của nhân viên mới đối với vai trò của họ cũng như đối với công ty. Một bản trình bày định hướng được cấu trúc bài bản trong Microsoft PowerPoint sẽ giúp hệ thống hóa nội dung đào tạo, hướng dẫn công việc và các tài liệu cốt lõi một cách rõ ràng. Nhờ đó, nhân viên mới có thể nắm vững các kỳ vọng và dễ dàng thực hiện những bước đi đầu tiên.

Hãy cùng khám phá các trang chiếu quan trọng cần có trong một bản trình bày định hướng nhân viên, các mẹo giúp nội dung đào tạo trở nên lôi cuốn, và cách tạo các mẫu trang chiếu định hướng có thể tái sử dụng với sự trợ giúp của AI.

Các trang chiếu then chốt của một bản trình bày định hướng

Giúp nhân viên mới hiểu rõ về công ty, vai trò của họ và các nguồn tài nguyên cốt lõi thông qua một bản trình bày định hướng mạch lạc. Hãy sắp xếp các trang chiếu xoay quanh những thông tin mà họ thực sự cần trong vài tuần đầu tiên nhận việc.

Trang chiếu chào mừng

Tạo ấn tượng ban đầu cho trải nghiệm định hướng bằng một trang chiếu chào mừng rõ ràng. Trang chiếu này nên bao gồm một thông điệp chào mừng ngắn gọn, chương trình làm việc (agenda) của buổi định hướng và tóm tắt những nội dung nhân viên mới sẽ nắm được sau khi kết thúc.

Trang chiếu tổng quan về công ty

Tập trung vào những thông tin giúp nhân viên hiểu được mục tiêu hoạt động, các ưu tiên và văn hóa làm việc của tổ chức. Nội dung nên bao gồm sứ mệnh, giá trị cốt lõi và các mục tiêu kinh doanh của công ty. Giữ cho phần này thật súc tích sẽ giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp thu thông tin mà không bị quá tải.

Trang chiếu giới thiệu đội ngũ

Nhân viên mới cần biết họ sẽ làm việc cùng ai và cần liên hệ với ai khi có các nhu cầu khác nhau. Hãy đưa vào sơ đồ cơ cấu nhóm, tuyến báo cáo công việc, các bên liên quan chính và thông tin liên hệ của đồng nghiệp. Các đồng nghiệp trong nhóm cũng có thể tự tạo một trang chiếu giới thiệu bản thân ngắn gọn.

Trang chiếu kỳ vọng công việc

Làm rõ các mục tiêu và kỳ vọng về hiệu suất đối với vị trí công việc mới. Thêm vào các trách nhiệm chính, tiêu chí đánh giá thành công, các công cụ làm việc cốt lõi và bất kỳ yêu cầu đào tạo bắt buộc nào. Phần này giúp nhân viên mới hình dung rõ ràng thế nào là hoàn thành tốt công việc ở vai trò của họ.

Trang chiếu chính sách và tài nguyên

Tập hợp các tài nguyên thường dùng về một nơi để nhân viên biết cách tìm kiếm sự hỗ trợ và các thông tin quan trọng. Bao gồm các tài nguyên nhân sự (HR), quy định tại nơi làm việc, các hệ thống nội bộ, kênh hỗ trợ và các đầu mối liên hệ chính. Việc trình bày tập trung các thông tin này giúp nhân viên mới dễ dàng tự tra cứu câu trả lời về sau.

Trang chiếu lộ trình tuần đầu tiên

Phác thảo các hoạt động định hướng và các mốc thời gian quan trọng trong những ngày đầu nhận việc. Thêm vào lịch trình cụ thể, các buổi đào tạo, lịch họp với các đồng nghiệp cốt lõi và các mốc kiểm tra tiến độ quan trọng. Nên trình bày thông tin này một cách trực quan dưới dạng đồ họa thông tin định hướng để người đọc dễ nắm bắt thông tin nhanh.

Trang chiếu tài nguyên đào tạo

Nêu bật các cơ hội phát triển kỹ năng và học tập liên tục nhằm hỗ trợ nhân viên hoàn thành tốt vai trò của mình. Phần này chứng minh cho nhân viên mới thấy rằng công ty luôn đầu tư vào sự phát triển lâu dài của họ.

Cách tạo bản trình bày định hướng trong PowerPoint

1. Mở PowerPoint trên web và tạo một bản trình bày mới, hoặc chỉnh sửa một bản trình bày đã có sẵn.

2. Thêm trang chiếu tiêu đề, trang chiếu chương trình (agenda) hoặc trang chiếu nội dung từ tab Chèn (Insert) để bắt đầu xây dựng cấu trúc bản trình bày.

3. Thêm các hộp văn bản để điền thông tin cốt lõi, bao gồm quy trình của công ty, các đầu mối liên hệ quan trọng, tài nguyên HR và các hoạt động định hướng.

4. Sử dụng tính năng SmartArt từ tab Chèn (Insert) để thêm các hình ảnh trực quan hỗ trợ như sơ đồ quy trình và lưu đồ.

5. Nâng cấp thiết kế của bản trình bày bằng cách chọn bảng màu từ tab Thiết kế (Design), hoặc áp dụng Ý tưởng thiết kế (Design Suggestions) để có thêm các gợi ý về bố cục.

6. Lưu bản trình bày, chia sẻ qua các liên kết OneDrive bảo mật, hoặc xuất ra tệp PDF sau khi hoàn thiện.

Cách tạo bản trình bày định hướng bằng AI

Copilot trong PowerPoint có thể hỗ trợ tạo dàn ý cho các trang chiếu, soạn thảo văn bản và gợi ý hình ảnh trực quan dựa trên mô tả về bản trình bày định hướng.

1. Mở PowerPoint trên web và chọn biểu tượng Copilot để bắt đầu cuộc trò chuyện.

2. Mô tả mục đích, đối tượng người nghe và tông giọng/sắc thái mong muốn của bản trình bày. Nếu bạn đã có sẵn các tài liệu định hướng hoặc tài liệu đào tạo, hãy tải chúng lên khung chat Copilot và yêu cầu AI tạo các trang chiếu bản thảo.

3. Xem lại các trang chiếu được gợi ý và tinh chỉnh nội dung, cấu trúc cũng như các đề xuất hình ảnh theo nhu cầu.

4. Tạo ghi chú cho người trình bày (speaker notes) hoặc các ý chính cần nói để hỗ trợ quá trình trình bày.

5. Lưu, chia sẻ hoặc xuất bản trình bày đã hoàn thiện.

Sử dụng Copilot để tạo bản thảo bản trình bày định hướng cho các nhóm nhân viên khác nhau. Bắt đầu bằng một trong những ví dụ sau và điều chỉnh sao cho phù hợp với đối tượng người nghe và mục tiêu định hướng.

Bản trình bày định hướng cho nhân viên mới

Try this Copilot prompt"Tạo một bản trình bày hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới để giới thiệu về công ty, cơ cấu đội ngũ, kỳ vọng công việc, tài nguyên hội nhập, các nhân sự liên hệ chủ chốt và các hoạt động trong tuần đầu tiên. Bao gồm một trang chiếu chào mừng và lộ trình hội nhập. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Bản trình bày định hướng cho nhân viên điều chuyển nội bộ

Try this Copilot prompt"Tạo một bản trình bày hướng dẫn hội nhập cho nhân viên điều chuyển sang một phòng ban mới. Bao gồm phần giới thiệu đội ngũ, các mục tiêu của phòng ban, kỳ vọng công việc, các nhân sự liên hệ chủ chốt, tài nguyên sẵn có và các mốc chuyển giao công việc. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Lưu ý: Hãy xem lại và tinh chỉnh bất kỳ nội dung nào do Copilot tạo ra để đảm bảo phản ánh chính xác thông tin, phù hợp với người nghe và mục tiêu của bản trình bày.

Xây dựng mẫu bản trình bày định hướng bằng AI

Sử dụng Copilot trong PowerPoint để tạo một bản trình bày định hướng có thể tái sử dụng cho tổ chức.

Bắt đầu bằng cách tải các tài liệu nội bộ như sổ tay nhân viên hiện có, hướng dẫn nhân sự và sơ đồ phòng ban vào khung chat Copilot trong PowerPoint. Yêu cầu Copilot soạn thảo các trang chiếu cho các phần lặp đi lặp lại như lời chào mừng, tổng quan về công ty, giới thiệu ban lãnh đạo, cũng như các tài nguyên cốt lõi từ những nguồn đáng tin cậy này. Xem lại và tinh chỉnh các trang chiếu chứa chỗ dành sẵn để xây dựng một bộ trang chiếu có thể tái sử dụng.

Để giữ bản trình bày nhất quán bộ nhận diện thương hiệu, hãy bắt đầu từ một mẫu PowerPoint đã được phê duyệt hoặc chọn Bộ nhận diện thương hiệu của tổ chức bằng cách sử dụng nút dấu cộng trong khung chat Copilot. Hoặc bạn có thể đính kèm một bản trình bày hướng dẫn phong cách thương hiệu đã được phê duyệt để AI tham khảo. Cách này sẽ sử dụng đúng màu sắc, phông chữ và logo đã được phê duyệt để tạo ra bản thảo bản trình bày định hướng. Lưu bản trình bày đã hoàn thành dưới dạng một biểu mẫu để các nhóm có thể cập nhật cho các vai trò, phòng ban hoặc địa điểm làm việc khác nhau.

Các mẹo để có một bản trình bày định hướng nhân viên hiệu quả

• Tạo một lộ trình định hướng trực quan: Trình bày hành trình từ ngày đầu tiên cho đến vài tháng đầu, sử dụng tính năng SmartArt và lưu đồ để nêu bật các mốc quan trọng và các điểm kiểm tra tiến độ.

• Xây dựng hành trình hướng dẫn hội nhập riêng cho từng vị trí: điều chỉnh các trang chiếu cho các nhóm đối tượng khác nhau, chẳng hạn như nhân viên mới, nhân viên điều chuyển nội bộ hoặc nhân viên được thăng chức, đồng thời duy trì trải nghiệm nhất quán.

• Giới thiệu các nhân sự liên hệ chủ chốt theo định dạng dễ đọc lướt: sử dụng các thẻ hồ sơ có ảnh, chức danh công việc và trách nhiệm để giúp nhân viên mới nhanh chóng xác định được những người họ cần biết. Các hình dạng và chỗ dành sẵn cho hình ảnh trong PowerPoint giúp tạo bố cục gọn gàng, có tổ chức cho thông tin liên hệ.

• Biến các giá trị của công ty thành những câu chuyện đáng nhớ: kết hợp mỗi giá trị với một câu chuyện ngắn, trích dẫn hoặc ví dụ cho thấy giá trị đó được thể hiện như thế nào trong công việc hằng ngày, đồng thời sử dụng biểu tượng để làm cho các trang chiếu hấp dẫn hơn.

• Trình bày lộ trình học tập thay vì danh sách khóa đào tạo: danh sách khóa đào tạo có thể khiến người xem cảm thấy quá tải. Sắp xếp nội dung đào tạo thành các giai đoạn rõ ràng để nhân viên mới có thể thấy cách mỗi học phần kết nối và bổ trợ cho học phần tiếp theo.

Một bản trình bày hướng dẫn hội nhập nhân viên được thiết kế hiệu quả giúp nhân viên mới hiểu rõ các kỳ vọng, tài nguyên và văn hóa công ty ngay từ ngày đầu tiên. Các công cụ chỉnh sửa của PowerPoint và Copilot có thể hỗ trợ quy trình này, từ việc sắp xếp nội dung, xây dựng các trang chiếu cho đến việc tinh chỉnh thiết kế và tạo ra các mẫu có thể tái sử dụng.

Khám phá thêm các ý tưởng và bố cục bản trình bày để lấy cảm hứng, hoặc tìm hiểu cách tạo một bản trình bày bằng AI cho các bản trình bày công việc khác.