Việc chuyển tài liệu Word thành bản trình bày bao gồm một loạt các tác vụ định dạng, bao gồm sao chép-dán từ các nguồn khác nhau và dựng lại thông tin trên các trang chiếu mới. Copilot trong Microsoft PowerPoint giúp chuyển đổi các tài liệu như báo cáo, đề xuất hoặc cập nhật dự án thành bản trình bày có thể chỉnh sửa để tiết kiệm thời gian tái tạo các trang chiếu từ đầu.
AI có thể giúp thu thập thông tin hiện có từ tài liệu Word để tạo bản trình bày có cấu trúc, đồng thời đưa ra các đề xuất sắp xếp và định dạng trang chiếu. Dưới dạng Copilot hỗ trợ quá trình chuyển đổi, tìm thêm thời gian để tập trung vào việc tinh chỉnh các trang chiếu, hình ảnh trực quan và thông điệp nhằm xây dựng bản trình bày đẹp mắt.
Chuyển đổi tài liệu thành bản thảo bản trình bày một cách an toàn và cải thiện các trang chiếu trong một quy trình làm việc PowerPoint duy nhất mà không cần chuyển đổi công cụ. Tìm hiểu cách chuyển đổi tài liệu Word thành slide và tinh chỉnh bản nháp với các bản cập nhật, hình ảnh tùy chỉnh và ghi chú diễn giả trong Microsoft PowerPoint.
Định dạng tài liệu Word tốt nhất để chuyển thành bản trình bày
Với sự trợ giúp từ AI, thật dễ dàng để biến các tài liệu dài thành các trang chiếu của bản trình bày. Các tài liệu nhiều trang như báo cáo, đề xuất và tóm tắt chứa các đầu đề, bản tóm tắt và chi tiết giúp chúng tương thích hơn để tạo bản thảo bản trình bày. Khám phá các loại tài liệu Word phù hợp dưới đây.
Báo cáo: đầu đề, bản tóm tắt và dữ liệu hỗ trợ dễ dàng chuyển thành các trang chiếu.
Cập nhật dự án: các mốc thời gian, cập nhật tiến độ và các bước tiếp theo ánh xạ đến các phần của bản trình chiếu cho công việc.
Tóm tắt nghiên cứu: phát hiện, điểm dữ liệu và khuyến nghị chảy vào các bản trình bày dựa trên thông tin chi tiết.
Đề xuất kinh doanh: tóm tắt điều hành, mô tả giải pháp và chiến lược giá phù hợp với các phần thuyết phục Pitch Decks.
Tóm tắt điều hành: cập nhật chiến lược, quyết định và mục hành động phù hợp với các bài thuyết trình lãnh đạo ngắn gọn.
Tài liệu đào tạo: mục tiêu học tập và hướng dẫn từng bước tạo thành dàn ý cho các trang chiếu sẵn sàng cho hội thảo.
Cách chuyển đổi Word sang PowerPoint bằng Copilot
Chuyển đổi tài liệu Word sang PowerPoint là một quy trình làm việc đơn giản nhanh chóng và dễ dàng. Trước khi bắt đầu, hãy lưu tài liệu Word có cấu trúc vào OneDrive với đầu đề, mục và các điểm chính rõ ràng, rồi làm theo các bước được nêu dưới đây.
Mở một bản trình bày mới trong PowerPoint cho web và chọn Copilot để bắt đầu trò chuyện mới.
Đính kèm tệp Word từ OneDrive bằng cách bấm vào biểu tượng dấu cộng, sau đó chọn 'tải hình ảnh và tệp lên' > tải tệp Word (docx) lên Cuộc trò chuyện Copilot.
Yêu cầu Copilot chuyển tài liệu đính kèm thành bản trình bày. Bao gồm các chi tiết như người xem, mục đích thuyết trình, giọng điệu ưa thích và số lượng trang chiếu mục tiêu.
Trả lời bất kỳ câu hỏi làm rõ nào từ AI trong cuộc trò chuyện. Copilot phân tích tài liệu và tạo bản thảo bản thảo bản trình bày với tiêu đề trang chiếu, tóm tắt nội dung và bố cục được đề xuất.
Xem lại các trang chiếu PowerPoint để biết độ chính xác, độ rõ ràng và giọng điệu. Chỉnh sửa văn bản trực tiếp trên trang chiếu, sắp xếp lại các trang chiếu hoặc trò chuyện với Copilot để thêm chủ đề trang chiếu mới hoặc tạo bất kỳ Đồ họa thông tin.
Lưu tệp .pptx vào OneDrive, sau đó chia sẻ bản trình bày qua email hoặc liên kết OneDrive bảo mật.
Lưu ý: dòng công việc này sẵn dùng trong PowerPoint cho web, ứng dụng PowerPoint trên máy tính trên Windows và PowerPoint trên Mac. Sau khi Copilot tạo bản thảo, hãy xem lại, cập nhật và tùy chỉnh các trang chiếu nếu cần.
Cách cải thiện bản trình bày do AI tạo ra
Sau lần chuyển đổi đầu tiên, hãy trò chuyện với Copilot để tinh chỉnh các trang chiếu, cải thiện định dạng và cải thiện hình ảnh bằng cách sử dụng Trình tạo bản trình bày AI.
Lấp đầy khoảng trống nội dung
Copilot sử dụng thông tin có sẵn trong tài liệu nguồn và có thể đơn giản hóa hoặc sắp xếp lại văn bản. Xem lại các trang chiếu và thêm bất kỳ dữ liệu, ví dụ hoặc thông tin nào còn thiếu để duy trì độ chính xác. Đối với các phần cần thêm văn bản, hãy yêu cầu Copilot bung rộng các điểm chính và thêm ví dụ sử dụng tài liệu nguồn và áp dụng cho tài liệu.
Viết lại trang chiếu cho khán giả mới
Cùng một nội dung có thể được viết khác nhau cho bản cập nhật về lãnh đạo, bản thuyết trình bán hàng hoặc buổi đào tạo. Yêu cầu Copilot điều chỉnh tông màu theo từng trang chiếu hoặc thêm một trang chiếu chính sau mỗi phần chính. Làm nổi bật hành động, quyết định và kết quả để tạo nội dung cho các giám đốc điều hành và lãnh đạo xem xét.
Tạo SmartArt và đường thời gian
Báo cáo, đề xuất và tài liệu dự án có thể bao gồm thông tin được giải thích rõ hơn một cách trực quan. Yêu cầu Copilot chuyển đổi văn bản thành sơ đồ hoặc biểu đồ bằng SmartArt hoặc đồ họa thông tin. Đối với bản chiếu dự án, hãy biến danh sách mốc thành đường thời gian trực quan hiển thị tiến độ và các bước tiếp theo. Để có thêm cảm hứng về bố cục trực quan, hãy khám phá cách tạo Bản trình bày tương tác.
Tạo ghi chú diễn giả
Ghi chú diễn giả được đính kèm với mỗi trang chiếu sẽ giúp diễn giả có nội dung để tham khảo trong quá trình chiếu trực tiếp, do vậy bản trình bày sẽ diễn ra một cách tự nhiên. Yêu cầu AI mở rộng các dấu đầu dòng của trang chiếu vào các điểm thảo luận, sau đó dán những gì phù hợp với phần ghi chú của mỗi trang chiếu. Copilot cũng có thể giúp chuẩn bị các câu trả lời phù hợp từ tài liệu trang chiếu cho các câu hỏi tiếp theo tiềm năng.
Biến các tài liệu hiện có thành các bản trình bày PowerPoint được sắp xếp khoa học, sẵn sàng để chỉnh sửa mà không cần bắt đầu từ một bản trình chiếu trắng. Quy trình chuyển tệp đến bản trình bày chạy bên trong Copilot trong cuộc trò chuyện PowerPoint mà không cần bất kỳ công cụ bên thứ ba nào, giúp bạn chuyển giao nhanh hơn và mượt mà hơn.
Để có thêm ý tưởng về bản trình chiếu hoàn chỉnh, hãy khám phá Ý tưởng thiết kế PowerPoint và cách tạo bản trình bày bằng AI. Bắt đầu soạn thảo tài liệu trong Microsoft Word để nhanh chóng chuẩn bị bản trình bày cho các cuộc họp sắp tới.
Câu hỏi thường gặp
- Cách thêm Copilot vào PowerPoint?
Copilot được bật trong PowerPoint cho bất kỳ ai có Gói Microsoft 365 Personal hoặc Family hoặc có đăng ký Copilot Pro. Các gói miễn phí và một số gói Business không bao gồm quyền truy cập Copilot, hãy cân nhắc nâng cấp gói để tận hưởng các kỹ năng thuyết trình được hỗ trợ bởi AI.
- Làm thế nào để định dạng tài liệu Word để có kết quả PowerPoint tốt nhất?
Cấu trúc tài liệu với đầu đề rõ ràng, phần ngắn gọn và chi tiết hỗ trợ trước khi tải lên. Tài liệu có cấu trúc giúp Copilot xác định chủ đề trang chiếu và sắp xếp thông tin thành một luồng hợp lý. Đưa bản tóm tắt hoặc các điểm chính vào đầu mỗi phần để có kết quả tốt hơn. Để xem ví dụ về cấu trúc bản trình bày, hãy duyệt Mẫu PowerPoint. Sau khi chuyển đổi, Copilot cũng có thể giúp tạo Trang chiếu tóm tắt về tóm tắt của các bên liên quan.
- Tại sao một tài liệu Word không chuyển đổi thành bản trình bày một cách chính xác?
Một số loại tệp và thành phần văn bản có thể ngăn chuyển đổi thành công. Không thể tải tài liệu hoặc tệp được mã hóa có quyền hạn chế lên cuộc trò chuyện Copilot. Các bảng phức tạp có thể định dạng lại một cách bất ngờ và các đối tượng được nhúng hoặc không được hỗ trợ có thể không xuất hiện như mong đợi trong bản nháp.
- Bản trình bày do AI tạo ra với Copilot có chính xác không?
Copilot tạo bản thảo đầu tiên có cấu trúc, không phải bản trình bày cuối cùng. AI tham chiếu tài liệu nguồn và có thể sắp xếp lại thông tin để phù hợp với định dạng trang chiếu. Xem lại thông tin, điều chỉnh hình ảnh và phân tích giọng điệu trong Các bản trình bày do AI tạo trước khi chia sẻ bản trình chiếu với các bên liên quan.
- Hình ảnh, bảng và biểu đồ có chuyển từ Word sang PowerPoint không?
Nội dung văn bản được truyền một cách đáng tin cậy từ tài liệu Word nguồn. Hình ảnh và biểu đồ có thể chuyển đi, mặc dù định dạng có thể thay đổi để phù hợp với bố trí trang chiếu. Bảng đơn giản chuyển nhất quán hơn bảng phức tạp. Phông chữ, giãn cách và màu thường điều chỉnh cho phù hợp Thiết kế thân thiện với bản trình bày, vì vậy hãy xem lại các trang chiếu và thực hiện chỉnh sửa nếu cần.
